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Assistant.e de direction

#1860 SIEGE MLF - 16-10-2020

Fonction(s)
Secrétaire - assistant

Date limite pour postuler
20-11-2020 ( 20 j )
Date de prise de poste
01-12-2020
Poste étudié en CCP
Non

Etablissement
Mission laïque française - SIEGE
Localisation
France / Paris
Statut d'établissement
Convention d'établissement

Définition du poste

La Mission laïque française

Association à but non lucratif reconnue d’utilité publique, la Mission laïque française est à la tête d’un réseau de 112 établissements d’enseignement français à l’étranger scolarisant plus de 60 000 élèves dans 39 pays. Par ailleurs, elle agit en tant qu'opérateur de l'Etat et/ou d'entreprises dans le cadre d'actions de coopération éducative.

Le siège de la Mission laïque française recrute un.e deuxième assistant.e de direction auprès de la direction générale.

 

Mission principale

Assurer le suivi des dossiers pilotés par le directeur général et ses adjoints en collaboration et coordination avec les autres assistantes.

 

Contexte et spécificité

Apporter une aide permanente et réactive à la direction générale

Appui au président et aux membres du bureau de l’association

Assurer des relations de qualité avec les personnes internes et externes au siège

 

Missions et activités

  • Secrétariat courant (organisation des réunions, rédaction et mise en forme des comptes rendus, gestion courrier, gestion des agendas, réception et filtrage des appels téléphoniques et mails, préparation et rédaction de différentes correspondances et notes d’informations internes, notes de frais, classement, archivage, …)
  • Responsable de l’organisation et du suivi des réunions du bureau, du conseil d’administration et de l’assemblée générale de l’association (préparation des ordres du jour et des délibérations, des dossiers, coordination logistique, contrôle du respect des statuts de l’association et du calendrier, ….)
  • Appui à l’organisation et au suivi des déplacements du siège et des experts consultants mobilisés (réservation, coordination avec les chefs d’établissement …)
  • Suivi de la mise à jour de la base CRM (liens référents de liste)
  • Appui au suivi des dossiers de recrutement des personnels de direction des établissements (planning des entretiens de recrutement, soutien logistique, …)

 

Coopérations et coordinations impératives avec d’autres postes

Etroite relation avec les collaborateurs et partenaires de l’association

Coordination avec les différents secrétariats

 

Profil recherché

Formation

Niveau Bac + 2 (BTS, DUT, ...) : assistant manager, assistant de Gestion PME-PMI ...

Expérience sur un poste similaire d'au moins 5 ans

 

Environnement informatique

Suite Microsoft

Open Office

Outils collaboratifs (planning partagé, web conférence ...)

 

Aptitudes

Discrétion et confidentialité

Gestion des priorités

Rigueur

Qualités rédactionnelles

Maîtrise de l'orthographe et des règles de grammaire

Réactivité, capacité d’adaptation, esprit d’initiative

Esprit d’équipe

Résistance au stress et à la pression

Disponibilité